Dato importante: Todos los extranjeros deben tener su tarjeta MY NUMBER si han residido legalmente en Japón más de tres meses y tienen un domicilio en el país.
Generalidades
P1-0 ¿Están los extranjeros contemplados por el Sistema de Número de Seguro Social e Impuestos? En caso afirmativo, ¿se trata de todos ellos?
R1-0 Los extranjeros están contemplados por el Sistema de Número de Seguro Social e Impuestos si han residido legalmente en Japón más de tres meses y tienen un domicilio en el país. Son aquellos que pertenecen a una de las cuatro categorías siguientes:
(1) Residentes de mediano o largo plazo (quienes cumplen los requisitos para obtener la tarjeta de residencia)
(2) Residentes permanentes especiales
(3) Refugiados temporales autorizados y residentes provisionales autorizados
(4) Residentes transitorios por nacimiento y residentes transitorios por pérdida de nacionalidad
Quienes se encuentren en Japón por períodos cortos con propósito de turismo, etc., no están contemplados por el Sistema de Número de Seguro Social e Impuestos.
P1-1 ¿Qué es el número personal (apodado My Number)?
R1-1 En el marco del Sistema de Número de Seguro Social e Impuestos, el alcalde de la localidad de residencia otorga un número único y personal a cada individuo. En principio, el número personal se mantiene inalterado durante toda la vida.
Los órganos administrativos del Estado y las entidades públicas regionales, entre otros, administrarán eficientemente los datos personales que poseen en los campos de la seguridad social, los impuestos y la gestión de desastres naturales, en combinación con el número personal, y además utilizarán el número personal para compartir con otros organismos los datos personales de una misma persona, con rapidez y exactitud.
Asimismo, se implementarán estrictos métodos de confirmación de la identidad para impedir el uso fraudulento de números personales ajenos y se pondrán en práctica medidas de protección de los datos personales en el marco de la gestión y compartición de la información por parte de las entidades que tengan acceso a los números personales.
P1-2 ¿Cómo puedo comprobar cuál es mi número personal?
R1-2 El municipio correspondiente le enviará, a partir de octubre de 2015, una tarjeta de notificación en la que podrá comprobar su número personal. Para más detalles, consulte la sección «Preguntas acerca del número personal».
Asimismo, a partir de enero de 2016 podrá solicitarse al municipio la entrega de una tarjeta de número personal. Esta tarjeta también lleva inscrito el número personal y le permite comprobarlo. Para más detalles, consulte la sección «Preguntas acerca de la tarjeta».
Además, a la hora de recibir una copia del certificado de residencia o un certificado de materias inscritas en el certificado de residencia, puede solicitar que en el documento tramitado se inscriba el número personal.
P1-3 ¿Cuáles son los méritos del Sistema de Número de Seguro Social e Impuestos?
R1-3 Además de la mayor comodidad que significa para los residentes poder omitir ciertos documentos adjuntos y utilizar el servicio de notificaciones del sistema de revelación de registros de entrega de información, etc., la mejora en la eficiencia administrativa significa que podrán dedicarse más personal y fondos a los servicios a la ciudadanía. Por otra parte, un conocimiento más preciso de los ingresos permitirá diseñar un nuevo y detallado sistema de seguros sociales. Estos son solo algunos de los méritos del sistema.
P1-4 ¿Quién utilizará el número personal y en qué circunstancias?
R1-4 Los órganos administrativos del Estado y las entidades públicas regionales, entre otros, lo utilizarán en los campos de la seguridad social, los impuestos y la gestión de desastres naturales. Por esta razón, en ocasiones se solicitará a la ciudadanía el ingreso del número personal en formularios, etc. para los trámites de la pensión, el seguro de empleo y el seguro de salud, así como para recibir la asistencia pública de vida, el subsidio infantil y otros pagos de asistencia social, y para la declaración anual de impuestos, entre otros trámites impositivos.
Además, a veces el empleador, una compañía de valores o de seguros, etc., lleva a cabo trámites impositivos y de seguros sociales en nombre del individuo. Por eso, el número personal puede serle solicitado por su empleador o por un ente financiero como una compañía de valores o de seguros.
Las circunstancias en que los organismos administrativos, etc., harán uso del número personal están determinadas por leyes y ordenanzas, y se prohíbe su uso fuera de dichas circunstancias.
P1-5 Teniendo en cuenta que el número personal se utilizará en ocasiones muy diversas, ¿estará bien enseñarlo a cualquier persona?
R1-5 El número personal no debe enseñarse a terceros a la ligera; solo debe facilitarse a los órganos administrativos, etc., con el fin de realizar trámites en los campos de la seguridad social, los impuestos y la gestión de desastres naturales.
Entre los organismos a los que puede enseñarse el número personal con el fin de realizar trámites en los campos de la seguridad social, los impuestos y la gestión de desastres naturales se encuentran, en concreto, la Dirección General de Impuestos, las entidades públicas regionales, el empleador, las entidades financieras, el otorgador de la pensión o el seguro de salud, el servicio público de colocación laboral Hello Work, etc.
P1-6 He oído que al introducirse el número personal ya no harán falta los documentos adjuntos, pero ¿nunca será necesario adjuntar una copia del certificado de residencia ni del registro civil?
R1-6 Con la introducción del número personal, a partir de enero de 2017 los órganos administrativos, etc., y a partir de julio de 2017 las entidades públicas regionales comenzarán a poner en práctica la compartición de información, por lo cual no será necesario adjuntar una copia del certificado de residencia, etc., para realizar trámites de seguridad social, impuestos o gestión de desastres naturales.
No obstante, en ese momento el uso del número personal se limitará a los campos de la seguridad social, los impuestos y la gestión de desastres naturales, tal como lo dictaminan las leyes y ordenanzas pertinentes, por lo que para trámites administrativos fuera de los campos mencionados seguirá siendo necesario adjuntar una copia del certificado de residencia, etc.
Asimismo, ya que el registro civil no está contemplado como objeto del uso del número personal, incluso después de la introducción de este último será necesaria su presentación, como hasta ahora.
P1-7 ¿Por qué no se utiliza como número personal el Código del Certificado de Residencia?
R1-7 El Código del Certificado de Residencia no fue pensado originalmente para tal uso, por lo que sería necesaria una gran revisión de sus procedimientos de gestión. Además, en encuestas a la opinión pública se obtuvo la opinión mayoritaria de que es preferible utilizar un nuevo número.
Preguntas acerca del número personal
P2-1 ¿Cuándo y cómo se notificará el número personal, y a partir de cuándo se podrá utilizar?
R2-1 Está previsto notificar el número personal a través de una tarjeta de notificación que cada municipio enviará a partir de octubre de 2015 a las direcciones que figuran en los certificados de residencia. En cuanto al uso del número personal, a partir de enero de 2016 será necesario inscribirlo en los documentos que se presenten a los órganos administrativos, etc., en los campos de la seguridad social, los impuestos y la gestión de desastres naturales. Por ejemplo, en el caso de la declaración anual del impuesto a la renta, el número personal deberá incluirse en las declaraciones del año fiscal 2016, a presentarse entre enero y febrero de 2017.
P2-2 ¿Se asignará un número personal incluso a aquellas personas que carezcan de certificado de residencia?
R2-2 El número personal se creará tomando como base el Código del Certificado de Residencia, por lo que no será posible asignarlo a personas que no posean certificado de residencia por vivir en el extranjero u otras razones. En cuanto una persona recibe su certificado de residencia, se hace susceptible de obtener un número personal. El número personal se asignará también a las personas de nacionalidad no japonesa que posean certificado de residencia.
P2-3 ¿Cuántos dígitos tiene el número personal? ¿Incluye letras?
R2-3 El número personal se compone de 12 dígitos y carece de letras.
P2-4 ¿Es posible cambiar libremente el número personal, si uno así lo desea?
R2-4 El número personal, en principio, es único e inalterable durante toda la vida del titular, y no puede cambiarse a voluntad. Sin embargo, solo en caso de que se reconozca el peligro de que el número personal sea utilizado fraudulentamente por haberse filtrado a terceros, es posible cambiarlo a través de una solicitud del interesado o por acción de la autoridad oficial del alcalde del municipio.
P2-5 En el caso de salir de Japón, ¿podré seguir usando el mismo número personal al volver a entrar en el país, o se me asignará uno nuevo?
R2-5 Seguirá usando el mismo número personal que antes de salir del país.
P2-6 En el caso de estar fuera de Japón en octubre de 2015, en el momento de la notificación de los números personales, y de no poseer ya un certificado de residencia, ¿se me asignará de todas maneras un número personal?
R2-6 Si salió de Japón antes de octubre de 2015 y no tuvo certificado de residencia en el país ni una vez después de eso, no se le asignará un número personal. Cuando vuelva a ingresar en Japón y obtenga un certificado de residencia se le asignará un número personal.
P2-7 ¿Qué significan las expresiones «ejecutor de gestiones de uso del número personal» y «ejecutor de gestiones relacionadas con el número personal», que están estipuladas en la ley relativa al número personal?
R2-7 El «ejecutor de gestiones de uso del número personal» es un órgano administrativo del Estado, una entidad pública regional, una institución administrativa independiente, etc., que utiliza el número personal para gestionar los trámites administrativos estipulados en la Tabla adjunta 1 de la Ley del Número Personal, así como por ordenanzas. Por otro lado, el «ejecutor de gestiones relacionadas con el número personal» es aquel que presente documentos, etc., con el número personal inscrito, al ejecutor de gestiones de uso del número personal. Por ejemplo, en el caso de los impuestos, el secretario en jefe de la Dirección General de Impuestos, el gobernador de la prefectura o el alcalde del municipio (o bien el encargado de asuntos impositivos) desempeña el papel de ejecutor de gestiones de uso del número personal. La empresa privada, etc., que presenta ante estos organismos certificados de impuestos retenidos en origen, comprobantes de pago, etc., con el número personal inscrito, se convierte en ejecutor de gestiones relacionadas con el número personal.
P3-1 ¿A partir de cuándo puede obtenerse la tarjeta de número personal?
R3-1 La tarjeta de número personal podrá recibirse a partir de enero de 2016, tras el envío por correo de la solicitud correspondiente que le será enviada junto con la tarjeta de notificación. Una vez recibida la tarjeta de número personal, deberá devolver a su municipio la tarjeta de notificación.
P3-2 ¿Para qué puede usarse la tarjeta de número personal? ¿En qué se diferencia de la tarjeta de notificación?
R3-2 La tarjeta de número personal, al igual que la tarjeta de registro básico de residentes, estará dotada de un chip de circuitos integrados. En el anverso llevará el nombre y apellido, la dirección, la fecha de nacimiento, el sexo (los cuatro datos básicos) y una foto del rostro; en el reverso está previsto inscribir el número personal. Podrá usarse como documento de identidad (para verificar la identidad del portador) y para recibir servicios tales como la entrega de tarjetas de bibliotecas y de certificados de registro de sello, entre otros estipulados por ordenanzas de los municipios, etc. También traerá incorporado un certificado digital que permite efectuar solicitudes por medios electrónicos, etc., como en el sistema digital de declaración y pago de impuestos (e-Tax), entre otros. Acerca del certificado digital, consulte el apartado P3-4.
La tarjeta de notificación, por su parte, será de papel y llevará en su anverso el nombre y apellido, la dirección, la fecha de nacimiento, el sexo (los cuatro datos básicos) y el número personal, pero no incluirá foto. Además, la tarjeta de notificación no bastará para verificar la identidad del portador y requerirá la presentación de otro documento (se prevé utilizar la licencia de conducir, etc.) estipulado por ordenanza del ministerio pertinente.
P3-3 Si no se trata de un trámite administrativo sino, por ejemplo, de inscribirse en una tienda de alquiler o ingresar en un gimnasio, ¿también puede usarse la tarjeta de número personal como documento de identidad?
R3-3 La tarjeta de número personal llevará en el anverso el nombre y apellido, la dirección, la fecha de nacimiento, el sexo (los cuatro datos básicos) y una foto del rostro, y podrá usarse ampliamente en tiendas de alquiler, etc., como documento de identidad. No obstante, no podrá enseñarse a la tienda de alquiler, etc., el número personal inscrito en el reverso. Además, la tienda de alquiler, etc., tendrá prohibido copiar el número personal manualmente o por medios electrónicos.
P3-4 ¿Qué es el certificado digital de identificación personal pública inscrito en la tarjeta de número personal?
R3-4 El certificado digital de identificación personal pública es una medida de comprobación de la identidad que tiene por objeto impedir que alguien se haga pasar por usted o modifique los datos a la hora de efectuar una solicitud o notificación por Internet. Usando el certificado digital incorporado a la tarjeta de número personal para agregar una firma digital a los datos de la solicitud, etc., es posible probar que el mismo interesado es quien está enviando los datos.
Actualmente está en uso para e-Tax y otros trámites del Estado y de entidades públicas regionales, y a partir de enero de 2016 podrá utilizarse también para trámites con empresas privadas autorizadas para tal fin por el ministro del Interior y de las Comunicaciones. Además, para acceder al Sistema de revelación de registros de entrega de información, etc., que permite comprobar los intercambios de datos con el número personal incorporado, será necesario el certificado digital. Acerca del Sistema de revelación de registros de entrega de información, etc., consulte la sección «Preguntas acerca del Sistema de revelación de registros de entrega de información, etc.».
P3-5 ¿No hay peligro de filtración de datos del chip de circuitos integrados de la tarjeta de número personal?
R3-5 El chip de circuitos integrados de la tarjeta de número personal no llevará registrados datos de alta privacidad como los relativos a los impuestos y a las pensiones, por lo que tales datos no podrán extraerse de la tarjeta. (Los datos incluidos se limitan a aquellos inscritos en el anverso de la tarjeta y al certificado digital para identificación pública del individuo, etc.).
P3-6 ¿Será obligatorio obtener una tarjeta de número personal?
R3-6 La tarjeta de número personal será otorgada por el alcalde del municipio correspondiente mediante una solicitud del interesado y su obtención no será obligatoria. No obstante, por ser un elemento que aporta a la comodidad de la ciudadanía, al utilizarse para verificar el número personal y la identidad del portador, el Gobierno desea que el mayor número posible de residentes obtenga la tarjeta.
P3-7 ¿Qué ocurrirá con la tarjeta de registro básico de residentes tras la puesta en vigor del sistema de número personal?
R3-7 Una vez que comience la entrega de la tarjeta de número personal, lo que está previsto para enero de 2016, ya no se expedirán más tarjetas de registro básico de residentes. Sin embargo, las tarjetas de registro básico de residentes expedidas en diciembre de 2015 o antes podrán seguir utilizándose dentro de su período de validez.
P3-8 ¿Tendrá fecha de vencimiento la tarjeta de número personal?
R3-8 Se estudia la posibilidad de otorgarle un período de validez de 10 años para las personas de 20 años o más, y de 5 años para los menores de 20 años, en consideración del rápido cambio en sus facciones.
P3-9 ¿Cómo se efectuará la comprobación de identidad del solicitante de la tarjeta de número personal?
R3-9 Para recibir la tarjeta de número personal se requerirá, en principio, que el interesado se presente en la municipalidad correspondiente para que se compruebe su identidad. No obstante, en caso de resultarle difícil hacerlo por enfermedad, discapacidad, etc., podrá recibirla otra persona designada por el titular de la tarjeta.
P3-10 ¿Qué se debe hacer si ocurre un cambio en los datos incluidos en la tarjeta de notificación o la tarjeta de número personal?
R3-10 Cuando presente una notificación de entrada en un municipio por mudanza, etc., deberá entregar también la tarjeta de notificación o de número personal para que se modifiquen los datos registrados. En cualquier otro caso en que se produzca un cambio en los datos de la tarjeta de notificación o de número personal, deberá hacer la notificación correspondiente a la municipalidad para que se modifiquen los datos registrados.
(4) Preguntas acerca del tratamiento del número personal por parte de empresas privadas
P4-1 ¿Las empresas privadas también deberán hacer gestiones con los números personales?
R4-1 Las empresas privadas deberán obtener los números personales de sus empleados y de sus familiares dependientes, inscribirlos en los certificados de impuestos retenidos en origen y en las solicitudes de condición de asegurado por el sistema de seguros sociales, entre otros, para su presentación ante órganos administrativos, etc. El número personal también deberá inscribirse en los comprobantes de pago emitidos por las compañías de valores y de seguros, así como en los comprobantes de pago de remuneraciones por manuscritos, etc.
P4-2 ¿Cuándo se determinará en qué tipo de formularios (comprobantes o notificaciones) será necesario incluir el número personal?
R4-2 Las fechas se determinarán por ordenanzas de los ministerios relacionados con la seguridad social, los impuestos nacionales, los impuestos regionales y la gestión de desastres naturales. La ordenanza del Ministerio de Hacienda, relacionada con los impuestos nacionales, se emitirá en julio de 2014 y está prevista la emisión el resto de las ordenanzas para el otoño del mismo año.
P4-3 ¿Es posible administrar los datos de los empleados y los clientes utilizando los números personales?
R4-3 El número personal no puede usarse excepto para trámites relacionados con la seguridad social, los impuestos y la gestión de desastres naturales, estipulados por leyes u ordenanzas. Salvo en estos casos, las empresas privadas no pueden pedir a sus empleados, clientes, etc., que presenten su número personal, ni recolectar y guardar información personal que incluya el número personal.
Aunque no se trate de un trámite estipulado por leyes u ordenanzas, es posible utilizar la tarjeta de número personal como documento de identidad para verificar la identidad de los clientes, pero en ese caso no se puede copiar manualmente ni por medios electrónicos el número personal inscrito en el reverso de la tarjeta de número personal.
P4-4 ¿Hasta cuándo hay tiempo para obtener los números personales de los empleados, etc.?
R4-4 Basta con obtenerlos antes de que sea necesario presentar a un órgano administrativo un comprobante legal, etc., que lleve inscrito el número personal, por lo que no es perentorio conseguirlos en la fecha de inicio del uso de los números personales, en enero de 2016. Por ejemplo, si se trata del certificado de impuestos retenidos en origen, se aplicará a partir del pago del salario de enero de 2016 y habrá necesidad de incluir el número personal en el certificado de impuestos retenidos en origen a presentar hasta finales de enero de 2017, con la excepción de personas que hayan abandonado la compañía dentro de ese lapso.
P4-5 ¿También se deberá verificar la identidad de los jubilados que reciben pensión?
R4-5 Aunque se trate de un jubilado que recibe pensión, en el momento de recibir su número personal directamente del mismo interesado o a través de un representante, se debe verificar la identidad.
P4-6 ¿Hay algún punto que deba tenerse especialmente en cuenta en torno al tratamiento de los números personales por parte de empresas privadas?
R4-6 En principio, no se puede usar el número personal más allá de los limites estipulados por la ley, y tampoco enseñar a terceros información personal específica (información personal que contiene al número personal) sin una buena razón. Además, a la hora de gestionar los números personales, hay que tomar las medidas necesarias para su adecuada administración, evitando su filtración, pérdida, deterioro, etc. En cuanto a las medidas concretas a tomar, el Comité de Protección de Información Personal Específica tiene previsto emitir directrices al respecto para el otoño de 2014. Asimismo, quien dé un tratamiento inadecuado a la información personal específica es pasible de recibir guía, recomendaciones y advertencias u órdenes del Comité de Protección de Información Personal Específica, y quien entregue a un tercero archivos con información personal específica que contenga datos individuales confidenciales (archivos de información personal que contiene al número personal) sin una buena razón será pasible de castigo.
P4-7 ¿Es posible encargar a terceros gestiones que involucren el tratamiento de números personales, o que ellos lo encarguen a su vez a otra gente?
R4-7 Es posible encargar a terceros, total o parcialmente, gestiones que involucren el tratamiento de números personales. La persona que haya recibido el encargo, a su vez, puede encargar la tarea, total o parcialmente, a otra, siempre y cuando obtenga la autorización de quien se lo encargó a ella.
En caso de encargar la gestión a terceros o que estos la encarguen a otros, hay que supervisar adecuadamente y en la medida necesaria a quienes recibieron el encargo, a fin de garantizar la seguridad de la información personal. Quienes hayan recibido el encargo directa o indirectamente tienen el deber de gestionar debidamente los números personales, al igual que quien hizo el encargo.
P4-8 Las empresas privadas, ¿también deben efectuar una evaluación de la protección de la información personal específica?
R4-8 Se conoce como «evaluación de la protección de la información personal» el proceso por el cual la persona que se dispone a poseer un archivo de información personal específica (archivo de información personal que contiene al número personal) evalúa el riesgo de filtración, etc., de información personal específica (información personal que contiene al número personal) así como sus efectos en caso de producirse.
Tienen el deber de efectuar una evaluación de la protección de la información personal específica: (1) los órganos administrativos, (2) las entidades públicas regionales, etc., (4) las instituciones administrativas independientes, (5) los sistemas de información de las entidades públicas regionales, y (6) los agentes que efectúan coordinación de datos (esto se refiere a las personas incluidas en la Tabla adjunta 2 de la Ley del Número Personal, excepto las indicadas en (1) a (5), siendo en concreto cooperativas de seguro de salud, etc.).
Por esta razón, excluyendo a las cooperativas de seguro de salud, etc. que efectúan coordinación de datos, no hay necesidad de que empresas privadas lleven a cabo una evaluación de la protección de la información personal específica, pero no están impedidas de realizar voluntariamente tal evaluación.
Para más detalles acerca de la evaluación de la protección de la información personal específica, consulte la página web del Comité de Protección de Información Personal Específica.
P4-9 Si se ha obtenido información personal específica (información personal que contiene al número personal) para cierta gestión relacionada con el número personal, ¿es posible utilizarla para otra gestión relacionada con el número personal? (por ejemplo, obtener los números personales de los empleados para gestionar los impuestos retenidos en origen y utilizarlos para los trámites de seguridad social).
R4-9 La Ley del Número Personal estipula que el mismo puede utilizarse en la medida de lo necesario para realizar gestiones relacionadas con el número personal. Po lo tanto, los números personales obtenidos para gestionar los impuestos retenidos en origen pueden usarse solamente y en la medida de lo necesario para gestiones relacionadas con la retención de impuestos en origen. No obstante, al obtener el número personal de los empleados es posible señalar de manera global las gestiones para que se utilizará el número (retención de impuestos en origen, seguro de salud, etc.) y el objetivo de su uso.
P4-10 En vez de administrar los números personales de los empleados y de sus familiares dependientes de forma independiente para la gestión de impuestos, seguros sociales, etc., ¿es posible crear un nuevo sistema de administración y recolección de números personales y coordinarlo con el sistema existente para gestionar el trabajo?
R4-10 Como se indica en P4-9, al obtener el número personal de un empleado es necesario explicarle para qué se lo va a utilizar. Por eso, se tendría que tomar medidas para controlar la coordinación con el sistema existente de modo que el uso no exceda los límites de dicha explicación.
P4-11 Cuando un empleado se traslada momentánea o permanentemente a una filial, etc., ¿hay algún problema en entregar su información personal específica (información personal que incluye al número personal) a la empresa a la que fue destinado?
R4-11 Entregar información personal específica a la empresa a la que el empleado se traslade momentánea o permanentemente, o recibir dicha información de la empresa, constituyen violaciones de los artículos 19 y 20 de la Ley del Número Personal, por lo que la empresa a la que el empleado se traslade momentánea o permanentemente deberá obtener la información directamente del empleado. Sin embargo, en caso de que la empresa a la que se traslade el empleado haya firmado con la empresa original un contrato de consignación o representación y le encargue parte de sus gestiones relacionadas con los números personales, verificando la identidad de los empleados mediante la declaración de su número personal por parte de los mismos, a la empresa le es permitido, previa verificación de la identidad del empleado, comunicar a la filial, etc. su información personal específica. Por otra parte, la información personal específica en poder de la empresa original tiene fines exclusivos de uso para la gestión interna de asuntos relacionados con los números personales, por lo que utilizarla para la gestión de tales asuntos en la empresa a la que se traslada el empleado escapa al propósito determinado. En consecuencia, en condición de consignador de la filial, etc. para gestiones relacionadas con los números personales, la empresa tendrá que solicitar nuevamente al empleado la declaración de su número personal.
Preguntas sobre la protección de los datos personales
P5-1 ¿No quedarán al descubierto mis datos médicos (historia clínica, medicinas que tomo, etc.)?
R5-1 Por el momento, la historia clínica y otros datos médicos no están cubiertos por el sistema de números personales. Es una cuestión que requerirá deliberaciones de ahora en adelante.
P5-2 Se habla mucho de «unificar los datos personales», pero ¿de veras es así?
R5-2 Los datos personales administrados hasta ahora por los distintos organismos seguirán siendo administrados por ellos, intercambiándose los datos necesarios solo en el momento necesario, según un sistema de «administración dispersa». No se creará una base de datos en común con organismos específicos, sobre el fundamento de los números personales. Por lo tanto, no hay posibilidad de que los datos personales se filtren de manera unificada.
P5-3 ¿No habrá muchos casos en que una persona se hace pasar por otra?
R5-3 En los casos de este tipo ocurridos en otros países se percibe la influencia de la práctica de verificar la identidad solo con el número y la ausencia de límites al uso del número, entre otros factores. El sistema japonés de números se basa en la obligatoriedad de una estricta verificación de la identidad y en la limitación por ley del uso del número, entre otras medidas.
Preguntas acerca del sistema de revelación de registros de entrega de información, etc.
P6-1 ¿Qué es el sistema de revelación de registros de entrega de información, etc.?
R6-1 Es un sistema que le permitirá comprobar, a través de su computadora, etc., cuándo y con quién intercambiaron los órganos administrativos información suya que incluya el número personal, así como la información que poseen sobre usted los órganos administrativos y notificaciones e informaciones necesarias que le transmiten dichos órganos. Por ejemplo, está previsto ofrecer datos como el monto a pagar por los diversos seguros sociales e información que le servirá de referencia a la hora de preparar la declaración de impuestos, etc.
En consideración de la importancia de impedir casos de robo de identidad y garantizar la seguridad de la información, de cara a la puesta en práctica del sistema de revelación de registros de entrega de información, etc. se adoptará un sistema público de verificación individual, consistente en el uso de datos digitales contenidos en la tarjeta de número personal junto con una contraseña, y utilizando el número personal como dato para la verificación de la identidad.
P6-2 ¿Desde cuándo podrá utilizarse el sistema de revelación de registros de entrega de información, etc.?
R6-2 Está prevista su utilización desde enero de 2017.
P6-3 ¿Cómo podrán utilizar el sistema de revelación de registros de entrega de información, etc. los ancianos, los discapacitados y quienes no posean una computadora?
R6-3 Se tiene previsto dotar al sistema de revelación de registros de entrega de información, etc. de un diseño de pantalla, etc. fácil de usar para los ancianos y los discapacitados.
En cuanto a quienes no poseen una computadora, se planea instalar terminales en organismos públicos para que puedan también utilizar el sistema de revelación de registros de entrega de información, etc. Esto se llevará cabo eligiendo lugares de fácil acceso y a la vez protegidos de la vista de terceros, con fines de protección de la privacidad.
Próximos planes, etc.
P7-1 Se habla de la utilización privada del sistema; ¿cómo se implementará?
R7-1 En lo que respecta a la utilización privada, unos tres años después de poner en vigor la ley se planea observar la situación en torno a la misma, deliberar al respecto, y tomar las medidas apropiadas si se considera necesario, obteniendo previamente la comprensión de la ciudadanía.
La Ley del Número Personal se pondrá en vigor por etapas, de modo que aquí se toma como momento de puesta en vigor el período en que se transmitirán los números personales, es decir en octubre de 2015, según está previsto.
P7-2 ¿Avanzará sin problemas la implementación del sistema?
R7-2 Bajo la guía del director general de política informática del Gabinete (director de información del Gobierno), pensamos que será posible una adecuada implementación del sistema a través de una estrecha coordinación con las entidades relacionadas, teniendo en cuenta la clarificación de la definición de materias en las especificaciones de adquisición, la evaluación justa de la capacidad técnica de las empresas involucradas, las actividades de los expertos independientes, etc.
P7-3 He oído que se inaugurará un centro de llamadas sobre los números personales; ¿cuándo sucederá eso?
R7-3 Estamos avanzando en los preparativos para inaugurar alrededor de octubre de 2014 un centro de llamadas que recibirá consultas sobre los números personales de individuos y empresas privadas. (Se tiene previsto comenzar el servicio en japonés e inglés en octubre de 2014, y en chino, coreano, español y portugués en abril de 2015). Daremos a conocer el número de teléfono y otros detalles en cuanto se hayan decidido.
P7-4 Dicen que en el año fiscal 2014 se elaborará un póster del sistema de números personales. Cuando esté listo, ¿lo enviarán a quienes lo soliciten?
R7-4 Está previsto distribuir el póster para el otoño de 2014 entre las entidades públicas regionales, las oficinas de impuestos, las oficinas de pensiones, el servicio público de colocación laboral Hello Work y otros organismos públicos, pero no hay planes de enviarlo personalmente a quienes lo soliciten.
No obstante, se prevé publicar los datos digitales del póster en el sitio web del sistema de números personales, para uso general.
P7-5 ¿Es posible usar para relaciones públicas el icono del sistema de números personales?
R7-5 Los organismos administrativos del Estado, las entidades públicas regionales, las instituciones administrativas independientes y otros ejecutores de gestiones relacionadas con los números personales pueden usar el icono para relaciones públicas y difusión, sin necesidad de ningún trámite en particular. Por otra parte, las empresas privadas, etc., que no sean ejecutoras de gestiones relacionadas con los números personales y deseen colaborar en la promoción y difusión del sistema de números personales, pueden usar el icono con la aprobación previa del Gabinete de Gobierno mediante un formulario específico.
P7-6 ¿Cómo puedo conseguir documentos de consulta e información actualizada sobre el sistema de números personales?
R7-6 En la página web del sistema de números personales se ofrecen documentos de consulta e información actualizada.
Preguntas acerca del número de persona jurídica
P8-1 ¿Cuántos dígitos tiene el número de persona jurídica?
R8-1 El número de persona jurídica tiene 13 dígitos y carece de letras. En el caso de personas jurídicas registradas como tales según lo estipulan las ordenanzas de la Ley de Empresas, etc. (personas jurídicas registradas), el número se compone de los 12 dígitos del número de empresa, persona jurídica, etc., con el agregado, a la izquierda, de un dígito de control.
P8-2 Las limitaciones de uso del número de persona jurídica ¿son las mismas que para el número personal?
R8-2 El número de persona jurídica en sí, a diferencia del número personal, carece de limitaciones de uso, por lo que cualquier entidad puede utilizarlo libremente. En cuanto al uso del número de persona jurídica en el ámbito administrativo, a partir de enero de 2016 se lo empleará para los trámites del sector impositivo. Por ejemplo, deberá incluirse el número de persona jurídica en las declaraciones de impuestos a la persona jurídica de los años comerciales que comiencen después de enero de 2016.
P8-3 ¿Qué tipo de entidades poseerán un número de persona jurídica?
R8-3 El número de persona jurídica se asignará a las siguientes entidades: (1) organismos del Estado, (2) entidades públicas regionales, (3) Personas jurídicas registradas, (4) personas jurídicas no incluidas en los números (1) al (3) o sociedades civiles, etc., sin personería jurídica pero que deban presentar documentos estipulados por las leyes relativas a los impuestos, tales como la «notificación de apertura de oficina, etc. abonadora de salarios» estipulada por el artículo 230 de la Ley de Impuestos.
Además, aunque se trate de una persona jurídica o sociedad civil, etc., a la que no se asignaría un número de persona jurídica según las normas mencionadas, una persona jurídica establecida mediante una ordenanza especial que tenga su sede central en Japón o un ente que haya presentado una solicitud, notificación u otro documento pertinente al director de la oficina impositiva, etc., podrá recibir un número de persona jurídica, previa presentación de la solicitud correspondiente al secretario en jefe de la Dirección General de Impuestos, siempre y cuando cumpla ciertas condiciones.
Por otra parte, dado que se asignará un solo número a cada persona jurídica, no se asignará uno a cada sucursal, filial, etc. de la persona jurídica.
P8-4 ¿Cuándo y cómo se notificará el número de persona jurídica?
R8-4 Está previsto notificar el número de persona jurídica a partir de octubre de 2015, no mediante la tarjeta de notificación utilizada para el número personal sino a través de una comunicación escrita por separado del secretario en jefe de la Dirección General del Impuestos.
P8-5 ¿Adónde se notificará el número de persona jurídica?
R8-5 En el caso de personas jurídicas registradas, a la dirección donde se encuentran registradas. Si no se trata de una persona jurídica, etc. no registrada, en el caso de una entidad que haya presentado la solicitud estipulada en las leyes relativas a los impuestos nacionales, el número le será notificado a la dirección que figure en dicha solicitud. Por esta razón, preste atención al hecho de que si los datos de dirección informados al registro civil o a la oficina de impuestos no están actualizados, el número se notificará a la dirección anterior.
P8-6 ¿De qué manera se publicará el número de persona jurídica? ¿Qué tipo de información se hará pública?
R8-6 Está previsto hacer públicos los números de persona jurídica a través de Internet.
Se publicarán los siguientes datos del ente al que haya sido asignado el número: (1) nombre o nombre comercial, (2) dirección de la sede central o de la oficina principal y (3) los tres artículos del número de persona jurídica (tres datos básicos). Si ocurre algún cambio en el nombre comercial o la dirección después de haberse asignado el número de persona jurídica, se actualizará el registro público así como el historial de modificaciones.
P8-7 ¿Se harán públicos los tres datos básicos de todos los entes a los que se asignaron números de persona jurídica?
R8-7 Entre los entes a los que se asignaron números de persona jurídica, para hacer públicos los datos de sociedades civiles, etc., sin personería jurídica, el secretario general de la Dirección General de Impuestos debe requerir el consentimiento del representante o administrador del ente. Por lo tanto, no se harán públicos los tres datos básicos de las sociedades civiles, etc. sin personería jurídica que no hayan dado su consentimiento a tal fin.
FUENTE: http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/spanish-faq.html
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